1、备案： 首次开展出口业务的企业，需在首次申报出口退（免）税前，向主管税务机关办理出口退（免）税备案（电子税务局可办）。

2、收集单证： 业务发生后，及时、完整收集报关单、发票、收汇凭证等所有必需单证。

3、数据录入/生成： 使用出口退税申报系统（如离线版、电子税务局在线版）录入或通过数据接口导入报关单、发票等信息，生成申报数据。

4、预申报（可选但推荐）： 将生成的预申报数据提交税务机关进行预审，检查数据逻辑性、单证关联性、退税率等是否有误，及时修正。

5、正式申报： 确认数据无误后，生成正式申报数据，通过电子税务局提交。

6、审核与调查： 税务机关受理后进行审核，可能要求企业提供说明或补充资料，对重点企业或异常业务可能进行实地核查、发函调查。

7、审批与退库： 审核通过后，税务机关办理退库手续，将退税款退至企业指定账户。外贸企业通常直接退税。生产企业的“免抵税额”会抵减下期应纳税额，“应退税额”部分才会实际退库。

8、单证备案： 按规定时限和要求（通常是申报后15天内），整理装订好所有备案单证留存备查（至少5年）。